Barış Demirel, Gümrük Müşaviri | Deloitte Türkiye Gümrük Direktörü

Bilindiği üzere, Ticaret Bakanlığı’nca belli kriterleri sağlayan firmalara Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası (YYS) verilmekte ve bu firmaların gümrük işlemleri daha hızlı ve basitleştirilmiş usullerde yapılabilmektedir. YYS firmalarının bu basitleştirmelere karşılık olarak bazı bir takım yükümlülükleri düzenli olarak yerine getirmesi gerekmektedir.

Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması (GİK) Yönetmeliği çerçevesinde, YYS sahibi firmalarca sertifika alındıktan sonra gerçekleşen bir takım değişikliklerin Ticaret Bakanlığı’na bildirilmesi zorunludur.

 1) YYS koşullarında değişiklikler

GİK Yönetmeliği’inde YYS sertifikası için aranan koşullar ve bir takım ilave yetkiler talep edilmesi halinde bu yetkiler için aranan ek koşullar detaylı olarak düzenlenmiştir.

Bunlara örnek verecek olursak;

Anılan Yönetmeliğin 5. maddesi kapsamında;

  • YYS başvurusuna ilişkin güvenilirlik koşulları çerçevesinde ortakların ve gümrük ve dış ticaret işlemlerinde temsil yetkisini haiz çalışanların bir takım ağır suçlardan (kaçakçılık, sahtecilik, rüşvet gibi) hüküm giymemiş olması,
  • Gümrük Kanunu’nda yer alan cezaların belirli limitlerin üzerinde ve sıklıkta işlenmemesi,
  • Kesinleşmiş gümrük, vergi ve sosyal güvenlik prim borcunun bulunmaması,

gerekmektedir.

Anılan Yönetmeliğin 6. maddesi kapsamında;

  • Serbest dolaşımda olan ve olmayan eşya ayrımını gözeten stok kayıt sistemine sahip olmak,
  • İç kontrol sistemi kurmak,
  • Gümrük işlemlerinin mevzuata uygunluğu ve doğru beyan edilmesini teyit edecek kurum içi sistematiğe sahip olmak
  • Gümrük ve dış ticaret mevzuatı eğitimi almak,
  • Mevzuat değişikliklerinin takibini, 
  • Gümrük işlemlerinin cari kontrolünü ve gümrük işlemlerinin kayıt ve belge üzerinden geriye dönük olarak kontrolünü yapmak veya yaptırmak,
  • Gümrük mevzuatına uyum konusunda herhangi bir aksaklık ortaya çıktığında veya sorun tespit edildiğinde gümrük idaresini bilgilendirmek,
  • Beyanın gerçekleştiği yılın sonundan itibaren 5 yıl süreyle ilgili belgeleri saklamak,
  • Bilgi ve kayıtların arşivlenmesi ve bilgi kaybının önlenmesine yönelik yeterli ve uygun bir iş planlamasına sahip olmak,
  • Bilgisayar sistemini yetkisiz girişlerden korumaya ve verilerini güvenceye almaya yönelik uygun bilişim teknolojisi güvenlik önlemlerine sahip olmak,

gerekmektedir.

Anılan Yönetmeliğin 8. maddesi kapsamında,

  • Tesislerin izinsiz giriş ve sızmaları önleyecek nitelikte olması ve tesislere ilişkin genel güvenlik tedbirlerini almış olmak,
  • Yükleme yerlerine, sevkiyat sahalarına, kargo bölümlerine ve taşıma araçlarına yetkisiz girişleri önlemek üzere uygun erişim kontrol tedbirlerini almış olmak,
  • Uluslararası arz zincirinin güvenilirliğinden emin olunmasını sağlamak amacıyla, iş yaptığı kişi ve firmaların kimliklerinin açıkça tespit edilmesi ve bu kişi ve firmaların uygun emniyet ve güvenlik tedbirleri aldıklarının kontrolüne yönelik önlemleri almış olmak,
  • Hassas pozisyonlarda görev yapacak çalışanları hakkında işe başlama öncesi ve sonrasında periyodik olarak güvenlik araştırması yapıyor olmak,
  • İlgili personelinin arz zinciri güvenliği ile ilgili eğitim programlarına aktif olarak katılımını sağlamak,

gerekmektedir.

Diğer taraftan, uygun kapsamda ve geçerliliğin sürdüren ISO 9001 ve ISO 27001 sertifikalarına sahip olmak gerekmektedir.

Söz konusu koşulların takibi açısından ilgili çalışanların düzenli olarak eğitim alması, adli sicil belgelerinin sık periyotlarla güncellenerek takibinin yapılması, gümrük ve tedarik zinciri güvenliği eğitimlerinin düzenli verilmesi, cezaların takibi yapılarak, öncelikle kendiliğinden bildirim ve uzlaşmaya konu edilerek ceza siciline işlenmesinin önlenmesi gibi çok sayıda tedbirin alınması önemlidir.

Sertifika için aranan koşullar ve/veya sertifika kapsamında kullanılan yetkiler için aranan ek koşullardan herhangi birinde veya koşulların karşılanmasını sağlayan unsurlarda sertifikanın ya da sertifika kapsamı yetkilerin kaybedilmesine neden olabilecek bir değişiklik ortaya çıkması durumunda, ortaya çıkan değişikliğin, sertifika sahibince, sertifikayı düzenlemiş olan gümrük ve ticaret bölge müdürlüğüne gecikmeksizin bildirilmesi zorunludur. Bu durumda, ilgili bölge müdürlüğünce eksikliklerin düzeltilmesi ve/veya durumun açıklanmasını teminen bildirim tarihinden başlamak üzere 30 gün süre verilecektir. Sertifika sahibi, 30 günlük süre içinde düzeltmezse ilgili bölge müdürlüğü yükümlünün durumu düzeltmek üzere gerekli önlemleri almasına imkân vermek amacıyla YYS statüsünü 30 gün süre için askıya alacak ve durumu ilgili yükümlüye bildirecektir.

2) Mevcut prosedürlerde değişiklik yapmayan durumlar

Sertifikalandırma sırasında mevcut olmayan ancak sertifika alındıktan sonra gerçekleşen yeni bir hizmet alımı olması, sözleşme yapılması, taahhüt alınması gibi durumlarda, bildirim yapılması zorunlu olmayıp, söz konusu durumlarda sertifikanın alınmasında sağlanan tüm koşullara uygun şekilde işlem yapılması zorunludur.

3) Ünvan ve ticaret sicil değişiklikleri

YYS sahibi firmanın ticaret unvanı, adres, ticaret siciline kayıtlı olunan yer ve/veya ticaret sicil numarasından birinde değişiklik olması halinde, değişikliğin Ticaret Sicil Gazetesinde yayımlandığı tarihi, vergi numarası değişikliği olması halinde, değişikliğin ilgili vergi dairesince sertifika sahibine bildirildiği tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde sertifikada kayıtlı bilgilerde değişiklik yapılması başvurusunda bulunulması gerekir.

4) Yeni ortak veya yeni yetkili kişilerin görevlendirilmesi

YYS sahibince, yönetim kurulu üyeleri, sermayesinin yüzde onundan fazlasına sahip gerçek kişiler ile gümrük ve dış ticaret işlemlerinde temsil yetkisini haiz çalışanlara yeni kişilerin görevlendirilmiş olması halinde, değişikliğin yapıldığı tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde sertifikayı düzenlemiş olan gümrük ve ticaret bölge müdürlüğüne, başvuru formu (Ek-1/A) ile birlikte bildirimde bulunulması gerekmektedir.
Bu kapsamda yapılacak bildirimde, yeni kişiler için düzenlenmiş adli sicil belgeleri ve duruma göre beyan formları bildirimin yapıldığı tarihi izleyen 10 iş günü içerisinde ibraz edilecektir.

5) Tesis değişiklikleri

YYS sahibince, mevcut tesislerin fiziki yapısında değişiklik yapılması veya yeni tesis, depo açılması ya da kiralanması gibi değişiklikler olması durumunda, değişikliğin yapıldığı tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde sertifikayı düzenlemiş olan gümrük ve ticaret bölge müdürlüğüne, başvuru formu (Ek-1/A) ile birlikte bildirimde bulunulması gerekmektedir.

Ticaret Bakanlığı (Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü) 21.12.2018 tarihinde yayımladığı 40049096 sayılı yazı ile, sertifikalandırılmadan sonra veya güncelleme dönemleri arsasında yapılacak tesis bildiriminin hangi sürede ve hangi tesisler için yapılacağına ilişkin olarak esasları belirlenmiştir. Buna göre;

A. Başvuru formunun ibrazı ile bildirimi yapılması gereken tesisler;

1- Yönetim ofisi

2- Gümrük işlemlerine konu eşyanın konu olduğu muhasebe ve arşiv ofisleri

3- Bilgi işlem ofisi

olarak belirlenmiştir.

B. Başvuru formu ve soru formu ibrazı ile bildirimi yapılması gereken tesisler;

1- Üretim tesisi (İthal girdi kullanılmadan üretilen ve sadece yurt içi satışa konu olacak eşyanın üretildiği tesisler hariçtir),

2- Depo (Sadece yurt içi satışa konu olacak eşyanın bulunduğu yerler hariçtir),

a) İhraç edilecek eşyanın depolandığı, elleçlendiği depo/tesis,

b) Eşyanın ithal işlemleri gümrük idaresinde tamamlandıktan sonra getirilerek konulduğu depo/tesis

olarak belirlenmiştir.

C. Tesis bildirimi yapılacak haller;

1- YYS alındıktan sonra, 3 yıl sonraki güncelleme döneminden önce faaliyete geçen tesislerin bildirimi, ithalat ve ihracat eşyasına yönelik işlemlerin fiilen başladığı tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde yapılacaktır.

2- İki güncelleme dönemi arasında faaliyete geçen tesislerin bildirimi, ithalat ve ihracat eşyasına yönelik işlemlerin fiilen başladığı tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde yapılacaktır.

3- YYS alınmasında ya da sonrasında herhangi bir aşamada bildirilmiş olan ancak kapladığı alan, dış sınırları, giriş çıkış noktaları gibi fiziki unsurlarında esaslı değişiklik yapılmış olan tesislerin bildirimi, yapılan değişikliğin tamamlanarak faaliyete geçirildiği tarihi izleyen 5 iş günü içerisinde yapılacaktır.

D. İstisnalar;

1- Yönetmeliğin 153 üncü maddesinin beşinci fıkrasında belirtilen güncelleme dönemine 6 aydan daha az süre kalması halinde, tesis bildirimleri sadece başvuru formu (EK-1/A) ibrazı ile yapılacaktır.

2- A ve B bölümünde belirtilen tesisler 6 aydan daha az süre kullanılmak üzere kiralanmışsa, tesis bildirimleri sadece başvuru formu (EK-1/A) ibrazı ile yapılacaktır.

3- Tesis bildirimleri ile birlikte ISO 27001 ve ISO 9001 sertifikalarının da ibraz edilmesi gerekmekle birlikte, ISO sertifikaları bildirim tarihinden itibaren 6 aylık süre içerisinde de verilebilecektir. Ayrıca 1 ve 2 nci maddede belirtilen durumlarda ISO belgeleri ibraz edilmeyecektir.

6) Bildirimi gereken diğer hususlar

YYS sahibi firmalar ayrıca;

  • Soru formunu sertifikanın düzenlendiği tarihten itibaren 3 yılda bir kez güncellenerek sertifika sahibinin mevcut durumunu yansıtacak şekilde hazırlanması ve sertifikanın düzenlendiği tarihten sonraki otuz altı aylık dönemlerin sonuna tekabül eden tarihi izleyen 3. ayın sonuna kadar hazırlanarak düzenlendikleri tarihi izleyen 15 iş günü içerisinde sertifikayı düzenlemiş olan gümrük ve ticaret bölge müdürlüğüne gönderilmesi,
  • Raporun sertifikanın düzenlendiği tarihten sonraki her 12 aylık dönem sonunda gümrük işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığına ilişkin olarak sertifika sahibince bu dönemlerin sonuna tekabül eden tarihi izleyen 3. ayın sonuna kadar Yıllık Faaliyet Raporunun düzenlenmesi veya hizmet alımı yoluyla düzenlettirilmesi,

gerekmektedir.

Ayrıca, YYS sahibi firmaların izlenmesi kapsamında,  sertifikanın düzenlendiği tarihten sonraki 3. yılın sonuna tekabül eden tarihi izleyen 15 iş günü içinde adli sicil belgeleri, vergi ve sosyal güvenlik prim borcu olmadığına dair yazılar, mali yeterliliğe ilişkin YMM raporu, ve ISO 9001 ve 27001 Belgeleri talep edilerek, anılan belgelerin güncelliği ve YYS koşullarına uygunluğu incelenecektir.

SONUÇ

Sonuç olarak, yukarıda da görüleceği üzere, bazı değişiklikler (ISO belgeleri, adli sicil kayıtları, ceza sıklıklarının takibi, eğitimler vs) düzenli aralıklarla takip edilebilecek nitelikte iken, bir takım değişikliklerin (ünvan ve ticaret sicil değişiklikleri, yeni tesislerin faaliyete başlaması vs) ise bu değişikliğin gerçekleşmesinden kısa süre sonra bildirilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, YYS sahibi firmaların YYS yükümlülüklerini "sürekli takibi gereken hususlar" ve "belli aralıklarla takip edilmesi gereken hususlar" olarak kategorize etmesi ve ilgili bölümlerde gerekli görevlendirmeleri yapmasının faydalı olacağı değerlendirilmektedir.